コンプライアンス・リスク管理

コンプライアンス・リスク管理

ホシザキグループは、すべてのステークホルダーに対する責任を果たし、コンプライアンスとリスクマネジメントの実効性を高めるとともに、コンプライアンスの強化、徹底に取り組んでいます。

コンプライアンス・リスク管理体制

当社グループは、コンプライアンス・リスク管理体制のあり方を以下のように定め、「ホシザキ コンプライアンスハンドブック」に記載してグループ全社員に周知しています。

  1. 取締役及び社員が業務の遂行に当たり法令、定款等の遵守を常に意識するよう「ホシザキグループ経営理念」及び「コンプライアンス規程」を定め、その周知徹底を図る。
  2. コンプライアンス・リスク管理委員会を設置し、内部統制システムの維持、向上及びコンプライアンス・リスク管理体制の整備を図る。
  3. 取締役が法令、定款等に違反する行為を発見した場合は、遅滞なく監査等委員会及び取締役会に報告する。グループ会社の場合は、遅滞なく監査役及び取締役会に報告し、ホシザキ(株)の監査等委員会に通報する。
  4. 社員が法令、定款等に違反する行為を発見した場合の報告体制として、内部通報制度を構築する。
  5. 反社会的勢力とは関わりをもたず、反社会的勢力からの不当な要求に対しては毅然とした態度で対応し、警察等の外部専門機関と連携して排除の徹底を図る。

「コンプライアンス規程」は、ホシザキ株式会社のみならず、グループ全体を対象に制定されています。
この「コンプライアンス規程」に基づいて、「コンプライアンス・リスク管理委員会」(以下、委員会という)が当社代表取締役社長を委員長として設置されています。当社法務部が委員会の事務局となって、コンプライアンスの取組全般について企画立案を行い、委員会で決定した事項の実行の実を上げるため、法務担当執行役員をコンプライアンス・リスク管理統括責任者に任命するとともに、各部門及びグループ各社にコンプライアンス・リスク管理責任者と副責任者を置いています。
また、委員会は、当社グループのコンプライアンスの基本方針を以下の通り定め、「ホシザキグループ経営理念」と共に「ホシザキ コンプライアンスハンドブック」に掲載して、当社グループの役員及び社員の行動基準として周知を図っています。

コンプライアンスの基本方針

私たちホシザキグループは、

  1. 食環境に関わる企業グループが持つ社会的責任と公共的使命の重みを常に認識し健全かつ適切な業務運営を通じて、社会からのゆるぎない信頼の確立を図っていきます。
  2. 正確な情報(商品情報・企業情報)の積極的かつ公正な開示に努め、広く社会とのコミュニケーションを図り、社会から評価が得られる透明性のある経営に徹していきます。
  3. 法令やルールを厳格に遵守し、社会規範に反することのない誠実かつ公正な企業活動を遂行していきます。
  4. 国際社会に通用する高い倫理観を備えた良き市民として使命感を持ち、内外の経済・社会の発展に貢献していきます。
  5. 市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力に対しては断固とした姿勢で臨み、決して妥協はいたしません。

「ホシザキ コンプライアンスハンドブック」では、上記の方針のほかに関連規程として「コンプライアンス規程」「リスク管理規程」「内部通報規程」などの掲載や、インサイダー取引規制やハラスメントの防止などの具体的な行動基準と共通のルールも定めています。
このコンプライアンスハンドブックは、小冊子にして当社グループの役員と社員の全員に配られ、コンプライアンス研修における教科書としても使用しています。また、このハンドブックは、英語を含めて14ヵ国語に翻訳され、海外グループ会社の全社員へ配付されています。今後も毎年全員参加のコンプライアンス研修をおこなって強化を図っていきます。

<コンプライアンス・リスク管理体制図>

コンプライアンスの体制

コンプライアンス研修

当社グループでは、コンプライアンスの社内浸透を図るため、全社員に「ホシザキ コンプライアンスハンドブック」を配付するとともに、毎年1回、コンプライアンス研修をおこなっています。
2020年度には、ガバナンスやコンプライアンスのさらなる強化に向けて法務部を設置するとともに、法務部が販売会社やグループ会社のマネージャークラスにコンプライアンス研修をおこなう体制へと変更しました。研修を受講したマネージャーが部下に教える「カスケードダウン方式」をとることで、マネージャーの学習促進と部下の理解促進の強化を同時に図っています。また、実際の業務の中で想定されるケースに置き換えてグループワーク形式で研修をおこなうことで、社員のコンプライアンス意識を高める取り組みをおこなっています。
2020年度は、企業のハラスメント防止義務が法制化されたことを受けて「ハラスメントの防止」などをテーマに、全社員を対象に研修を実施するとともに、内部通報をおこなうべきケースと通報者の保護についてあらためて周知しました。
海外では、地域統括機能を強化するため、各拠点において海外管理責任者の配置をおこない、本社と地域統括会社が連携しながら各社でのコンプライアンス浸透を支援しています。

内部通報制度

当社グループは内部通報制度を設けています。通報者は、通報や相談の内容にあわせて、社内窓口である法務部、または社外窓口として顧問弁護士とは別の弁護士を選ぶことができます。内部通報の内容については1件ずつ「内部通報検討会」において検討し、対策を実施するとともに、その結果をコンプライアンス・リスク管理委員会や経営会議に報告しています。
「内部通報検討会」は、取締役1名と執行役員3名からなる常任委員などから構成されており、より多角的な視点からの検討を可能とするため、女性アドバイザリー・グループの参加も実施しています。

内部管理体制の強化

2018年10月に当社の連結子会社のホシザキ東海株式会社における不適切な取引行為が発覚し、その後の社内調査委員会、第三者委員会による調査の結果、ホシザキ東海株式会社およびその他一部の連結子会社における不適切な取引事例および内部統制上の不適切な事例が判明しました。当社は、第三者委員会の再発防止策の提言を踏まえ、2019年5月に内部統制上の重大な不備の改善策を織り込んだ総合的なコンプライアンス・内部統制強化策を策定し、以下の6つの施策を中心に内部統制強化に取り組んできました。内部統制の改善を図った結果、2019年12月末時点において、内部統制の開示すべき重要な不備が解消し、内部統制は有効である旨を2020年3月26日付「内部統制報告書」において開示していますが、当社は、引き続き内部管理体制の強化に継続的かつ実効的に取り組んでいきます。

  1. グループ会社最適ガバナンス方法の確立
  2. 内部統制項目の追加と将来に向けたIT化
  3. グループリスク管理機能の確立
  4. 国内販売会社目標管理制度・人事制度の見直し
  5. 当社とグループ会社のそれぞれの管理機能最適化
  6. コンプライアンス、内部統制強化に貢献する教育体系の整備

リスク管理体制

当社グループでは、リスク管理に関し、次の通り定めています。また、グループのリスク管理の強化に向けて、グループのリスクの洗い出しと評価そして、各々についての対策立案と実施に取り組んでいます。

  1. リスク管理体制の基礎として「リスク管理規程」を定め、個々のリスクについて管理責任者を決定し、同規程に従ったリスク管理体制を構築する。
  2. 取締役会、その他の会議を通じてリスク管理状況を把握し、監査等委員会、内部監査室との連携により監視体制を確立する。

大規模災害発生時の対応(BCP)

当社の本社工場が所在する愛知県豊明市は、2010年4月1日、「東海地震に係る地震防災対策地域」に指定されました。これを受け当社本社工場では、社長を責任者とする「BCP策定体制」「平常時の運用推進体制」「緊急時におけるBCPの発動体制」を定めるとともに、地域産業の早期復旧に向けて近隣企業との連携体制を整備しています。

情報セキュリティ

当社グループでは、「情報管理規程」に情報の機密区分などを定め、情報システム部がセキュリティ管理をおこなっています。
国内販売会社においても、各社1名以上のIT推進者を置くとともに、情報セキュリティ上の問題発生時には、情報システム部へとアラートが送られ、情報漏洩などを防ぐ体制を構築しています。
サイバー攻撃に対しては、24時間365日対応の外部監視サービスを導入しています。
2020年度には、クラウドシステムへの移行を進めるとともに、セキュリティ向上対策を実施しました。
また、海外においては、IT部門を設置しているグループ会社では国内と同等レベルの情報セキュリティ管理をおこない、IT部門のないグループ会社では現地ベンダーとの連携によるセキュリティ向上を図っています。

社員教育・啓発

コンプライアンス研修の一環で、全社員を対象にした情報セキュリティ教育をおこなっています。
また、毎年、社員への「標的型攻撃メール訓練」を実施することで社員のセキュリティ意識向上を促しています。

外出先での情報セキュリティ

営業やサービススタッフなどが外出先で携帯端末等を使用する場合は、GPSにて追跡可能なシステムを導入しています。また、万一紛失した場合も、リモートでネットワーク切断や携帯端末内の情報消去が可能です。

個人情報の管理

個人情報の管理は別に定める「個人情報保護方針」に沿っておこなっています。
情報漏洩防止のためには、USBメモリなどの利用を禁止するとともに、不測の事態に備え添付を含む全てのメール発信内容の履歴が残るようになっています。
当社グループにおいて、これまでに重大な個人情報漏洩などが発生したことはありません。

腐敗防止への取り組み

当社グループでは、贈収賄防止に関わる社内規程に則り、贈収賄行為を一切おこなわないこと、また、公的機関との取引および政治献金については関連法令を遵守することを徹底しています。今後も行動規範の教育に加え、贈収賄防止についての教育を実施することで、違法行為の発生防止につとめます。

知的財産

当社グループでは、当社グループが提供する製品などが他社の特許権などの知的財産権を侵害しないよう製品などの提供前において設計部門および知財部門が事前に調査をおこない、知的財産権侵害の防止につとめています。また、他社の知的財産権を侵害していないことを確認するために知的財産権法の専門家である特許事務所と顧問契約を締結し鑑定などをおこなっています。